Jak radca prawny powinien przygotować się do obowiązkowego KSeF

Spis treści:

1. Informacje ogólne
2. Podstawy prawne i czas na dostosowanie się
3. Czym jest KSeF i jakie są jego funkcjonalności
4. Zamówienia publiczne
5. Wyłączenia z obowiązkowego KSeF
6. Korzystanie z KSeF
7. Jak zacząć pracować w KSeF?
8. Jak wystawiać faktury?
9. A co, gdy system nie działa?
10. Problemy samorządów
11. Jakie pierwsze kroki?

Krajowy System eFaktur od przyszłego roku będzie obowiązkowy dla wszystkich odbierających faktury. Samorządy muszą się wykazać jednak dużą ostrożnością i znalezieniem nowej formuły fakturowania, ponieważ nie wprowadzono dla nich zapowiadanych ułatwień.

Najnowsza wersja 2.0 Krajowego Systemu eFaktur (dalej: KSeF) rodzi wiele obaw, gdyż obecnie generuje więcej pytań niż odpowiedzi. Nieco światła na tę materię rzucają liczne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów (na czele z obszernymi podręcznikami), jednak wiele kwestii nie jest jeszcze dla nas jasnych, zwłaszcza w administracji publicznej i zapewne będzie musiało „dotrzeć się” w czasie realnego funkcjonowania KSeF. Dlatego też bardzo dobrym pomysłem jest zarówno etapowanie wejścia w życie obowiązkowego fakturowania w systemie rządowym, jak i bardzo długi okres przejściowy, podczas którego z obowiązkowego fakturowania wyłączono wielu podatników i zawieszono sankcje za brak dostosowania się do nowych przepisów.

Informacje ogólne

System teleinformatyczny służący do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, czyli KSeF, służy ponadto do:

• przechowywania tych faktur;
• oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym przez system;
• weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzorem takiej faktury.

Wdrożenie obowiązkowego KSeF w Polsce stanowi istotny krok w rozwoju cyfryzacji. Znacząco zmienia bowiem rozumienie pojęcia „wystawienie faktury”. Wraz z wejściem w życie systemu fakturą będzie określony zestaw danych cyfrowych. W KSeF jest stosowany jednolity, ustrukturyzowany wzór faktury. Takie ustrukturyzowane faktury będą sporządzane – zgodnie ze wzorem opracowanym przez Ministerstwo Finansów – w lokalnych programach finansowo-księgowych podatników. Każda pozycja faktury ma w nim swoje określone miejsce, dzięki czemu rozumienie jej zapisów po stronie sprzedawcy i nabywcy zawsze będzie spójne. Plik XML przesłany do KSeF przez sprzedawcę, po jego przetworzeniu w systemie i nadaniu numeru KSeF stanie się pełnoprawną fakturą, którą w systemie otrzyma nabywca. Dokumentów nie trzeba będzie drukować ani ręcznie wprowadzać do systemów. Faktura po jej wystawieniu będzie przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym będzie dostępna w tym systemie i może być pobrana przez kontrahenta.

E-faktura będzie przechowywana przez okres 10 lat od końca roku, w którym została wystawiona. Nie ma możliwości, aby faktura wystawiona w KSeF zaginęła, dlatego nie trzeba będzie, tak jak ma to miejsce obecnie, wystawiać duplikatów faktur. W każdej chwili sprzedawca lub nabywca będzie mógł uwierzytelnić się w systemie i pobrać daną fakturę. Działanie danej osoby lub podmiotu w KSeF wymaga uwierzytelnienia w systemie i posiadania odpowiednich uprawnień. Nabywca będzie miał gwarancję, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony.

Ustawodawca w art. 2 pkt 32a oraz 106gb ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako fakturę wystawianą i otrzymywaną przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Faktura ta jest wystawiana wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej (art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT). Jest to tzw. schema, czyli graficzny wzór faktury ustrukturyzowanej. Wzór zaktualizowanej struktury jest dostępny na stronie podatki.gov.pl w sekcji KSeF Struktury dokumentów XML.

Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury ustrukturyzowanej (art. 106m ustawy o VAT). Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi KSeF i jest administratorem zawartych w nim danych.

Podstawy prawne i czas na dostosowanie się

Znowelizowany KSeF 2.0. wynika z ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2025 r., poz. 1203). Ustawodawca przewidział dość długi, bo ponadroczny czas na bezpieczne dla podatników „testowanie” systemu.

Wejście w życie nowych regulacji zaplanowane jest etapowo, począwszy od 1 lutego 2026 r. Resort finansów zakłada bowiem roczny czas przystosowywania się do obowiązkowego e-fakturowania. W okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 mln zł (art. 145l ustawy o VAT).

Od lutego 2026 r. zmienia się brzmienie art. 106ga ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy już od tego momentu są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

W art. 145m ust. 1 ustawy o VAT zakłada się, że w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 tys. zł. Taki podatnik straci jednak prawo do wystawiania faktur elektronicznych i faktur w postaci papierowej począwszy od tej, którą przekroczono tę wartość. Te zasady dotyczą sprzedawców. Nabywcy zaś nie będą mieli wyboru, będą musieli otrzymywać (co do zasady, przewidziano wyjątki) faktury wystawione w KSeF, niezależnie od ich obrotów.

Wystawianie w okresie przejściowym faktur i paragonów fiskalnych przez podatników zobowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych reguluje zaś art. 145n ust. 1 ustawy o VAT. Od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:

• faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
• paragony fiskalne uznane za faktury.

W Podręczniku do KSeF (tinyurl.com/KSeF-podrecznik) wskazano, że wyróżniamy następujące rodzaje faktur:

• papierowa,
• elektroniczna,
• ustrukturyzowana.

Przepisy sankcyjne także wejdą w życie z ponadrocznym opóźnieniem. Niemniej, przygotowując się do wdrożenia, należy pamiętać o tym, że wchodzący w życie z rokiem 2027 art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT brzmi:

jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

1. 1. nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
   2. w okresie trwania awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 lub 3, albo niedostępności, o której mowa w art. 106ne ust. 4, albo w przypadku, o którym mowa w art. 106nda ust. 1, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
   3. nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1

– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Karę pieniężną uiszczać się będzie, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

W zakresie nieuregulowanym do nakładania kary pieniężnej mają być stosowane przepisy działu IVA kpa, zaś do postępowania w sprawie nakładania kary pieniężnej – odpowiednio przepisy działu IV Ordynacji podatkowej.

Sposób wystawiania i otrzymywania faktury ustrukturyzowanej od lutego 2026 r. będzie regulował art. 106gb. Faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W związku z tym zostanie uchylony art. 106g ustawy o VAT, obecnie regulujący zasady wystawiania faktur.

Czym jest KSeF i jakie są jego funkcjonalności

Sam Krajowy System e-Faktur jest zdefiniowany w art. 106 nd ust. 2 ustawy o VAT jako system teleinformatyczny służący do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
3. uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
4. wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
5. dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
6. otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
7. przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
8. oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
9. przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych;
10. weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur;
11. analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
12. powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb (czyli podmiotów uprawnionych), o:
    1. dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
    2. dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3, art. 106gb ust. 8,
    3. braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności lub awarii Krajowego Systemu e-Faktur;
13. powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Zasady te stosuje się odpowiednio do faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF.

Zamówienia publiczne

W okresie fakultatywnym KSeF i PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) funkcjonowały jako dwa odrębne od siebie systemy, a faktury wystawiane w PEF nie mogły być przesyłane do KSeF. Wraz z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych objęte będą m.in. transakcje B2G (tzw. Business-to-Government), czyli relacja przedsiębiorca–administracja publiczna. Na mocy art. 106gb ust. 7 ustawy o VAT ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, o której mowa w ustawie o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, przesłaną przy użyciu platformy w rozumieniu art. 1 pkt 1 tej ustawy lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL w rozumieniu art. 2 pkt 2 tej ustawy, spełniającą wymagania określone w normie europejskiej z art. 9 ust. 1 tej ustawy, po przesłaniu do KSeF i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w tym systemie – uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.

Oba systemy zostaną zatem zintegrowane. Oznacza to, że w tym przypadku nie znajdzie zastosowania struktura logiczna FA(3). Norma europejska będzie miała zastosowanie wyłącznie w przypadku faktur wystawianych w zamówieniach publicznych i przesyłanych z PEF do KSeF.

KSeF będzie przyjmował wyłącznie następujące rodzaje faktur PEF:

• faktura PEF,
• faktura specjalizowana,
• faktura korygująca PEF.

Wyłączenia z obowiązkowego KSeF

KSeF zawiera liczne wyłączenia:

• bazujące na statusie stron transakcji – wystawianie faktur:
  1. przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;
  2. przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
  3. na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta);
• na rodzaju transakcji:
  1. procedury szczególne;
  2. procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób;
• wyłączeniu w planowanym rozporządzeniu wykonawczym:
  1. świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego;
  2. świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowe i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego;
  3. świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT, udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami;
  4. dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP bądź sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

Wtedy, co do zasady, wystawiać będziemy faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Podatnik będzie przy tym zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF.

Korzystanie z KSeF

KSeF będą mogli korzystać:

• podatnik;
• podmioty wskazane przez podatnika;
• podmioty, o których mowa w art. 106c;
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c;
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c pkt 1, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
• podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3.

Przepis ten zawiera delegację ustawową dla Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia sposobów uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF, a także wymagania techniczne dla tych sposobów uwierzytelniania.

Jak zacząć pracować w KSeF?

Nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF odbywa się:

• papierowo lub elektronicznie – poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF (wyłącznie w określonych sytuacjach);
• elektronicznie – korzystając z:
  1. komercyjnych programów finansowo-księgowych, pod warunkiem że zostały one zintegrowane z API KSeF 2.0;
  2. za pomocą bezpłatnego narzędzia oferowanego przez Ministerstwo Finansów – Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Podatnik będący osobą fizyczną nie musi dopełniać żadnych formalności ani nic zgłaszać do urzędu skarbowego, aby uwierzytelnić się w KSeF. Uprawnienia do korzystania z KSeF są przypisane do tej osoby automatycznie w systemie, dlatego są one nazywane „uprawnieniami właścicielskimi”. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą na gruncie ustawy o VAT może korzystać z systemu, uwierzytelniając się np. podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po uwierzytelnieniu się w systemie może korzystać z KSeF samodzielnie lub nadawać uprawnienia do korzystania z niego innym osobom lub podmiotom. Odbywa się to w sposób elektroniczny.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (w szczególności spółki, JST, GV) lub podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. fundacje) posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną nie muszą składać w urzędzie skarbowym żadnych dodatkowych dokumentów. Po uwierzytelnieniu się w systemie taki podatnik ma już przypisany pełny zakres uprawnień właścicielskich (przypisanych do identyfikatora podatkowego NIP podatnika).

W przypadku podatników i podmiotów nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF (ZAW-FA) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. że wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby lub podmiotu w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie dana osoba lub podmiot korzysta z KSeF w zakresie posiadanych przez siebie uprawnień. Aby korzystać z KSeF, użytkownik nie musi zakładać konta w systemie.

Uwierzytelnienie to potwierdzenie tożsamości danej osoby fizycznej lub podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu. Planowane rozporządzenie wykonawcze zawiera takie metody uwierzytelniania jak:

• podpis zaufany i środek identyfikacji elektronicznej wydany w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (tzw. węzeł krajowy – SSO);
• dane weryfikowane za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online, albo dane weryfikowane za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online;
• certyfikat KSeF wytworzony po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego. Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu, które będzie wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów. Posiadanie takiego certyfikatu pozwoli na bezpieczne, wydajne i zautomatyzowane korzystanie z KSeF (będzie można o niego wystąpić w listopadzie 2025 r.).

Do końca 2026 r. będzie można też korzystać z tokenów, będących obecnie w użyciu.

Jak wystawiać faktury?

Jak czytamy w Podręczniku do KSeF, chcąc wystawić fakturę w systemie, podatnik powinien wykonać kilka kroków, które są niezależne od rodzaju programu, z którego będzie on korzystał. Różnice pomiędzy różnymi aplikacjami mogą oczywiście wystąpić, jednak pewien schemat postępowania będzie powtarzalny:

• weryfikacja zakresu posiadanych uprawnień do wystawiania faktur w KSeF;
• uwierzytelnienie w programie do wystawiania faktur;
• wypełnienie danych faktury oraz sprawdzenie ich poprawności.

Podatnik lub osoba, podmiot wystawiający fakturę w imieniu podatnika powinien wypełnić dane faktury w formatce, interfejsie znajdującym się w programie fakturującym zintegrowanym z API KSeF 2.0, z którego korzysta.

Wystawca powinien:

• pamiętać, aby zawrzeć w fakturze wszystkie obowiązkowe elementy, m.in. dane stron transakcji czy dane kwotowe, pozycje faktury i stawkę podatku;
• zwrócić uwagę na elementy, które występują tylko w określonych sytuacjach, np. dane faktury pierwotnej, gdy wystawiana jest faktura korygująca, lub dane dotyczące zamówienia, gdy wystawiana jest faktura zaliczkowa.

Możliwe (ale nie wymagane) jest zawarcie na fakturze także danych dodatkowych o charakterze biznesowym, np. terminu i formy płatności czy danych kontaktowych stron transakcji.

Po przygotowaniu faktury lub paczki faktur należy przesłać ją do KSeF. Wówczas nastąpi weryfikacja i przetwarzanie dokumentu. W tym czasie system sprawdzi, czy osoba lub podmiot, który wysłał fakturę do KSeF, był uprawniony do tej czynności oraz czy wszystkie pozycje wymagane wzorem e-Faktury zostały wypełnione. Jeśli warunki te zostały dochowane – faktura zostanie przyjęta do systemu.

Po weryfikacji i przetworzeniu dokumentu w systemie fakturze zostanie nadany automatycznie unikalny numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.

Możliwe będzie także pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Oznacza to, że proces wysyłki faktury do KSeF zakończył się sukcesem, a faktura została wystawiona.

A co, gdy system nie działa?

Zasadniczo przepisy rozróżniają stany takie jak:

• awaria KSeF – art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT;
• niedostępność KSeF – art. 106ne ust. 4 ustawy o VAT;
• niemożność wystawienia faktury przez podatnika z innego powodu – art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT.

W systemie KSeF od strony technicznej funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb ONLINE i tryb OFFLINE.

Tryb ONLINE to wystawianie faktury (wysyłka pliku XML faktury) w czasie rzeczywistym do KSeF. Tryb OFFLINE sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie, po to, aby nadać jej numer KSeF.

Komunikaty o awarii lub niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur będzie regulował art. 106ne ustawy o VAT. Minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu, obsługującego tego ministra, komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF, które wyznaczają czas jej trwania. Komunikaty te są zamieszczane także za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów w BIP (awaria zupełna) minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie zamieszczał w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii KSeF. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany także w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF zamieszczone w ten sposób wyznaczają okres trwania tej awarii.

Wystawianie i udostępnianie faktur w okresie trwania awarii KSeF uregulowano zaś w nowym art. 106nf. W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 (schema). Faktury te udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Podatnik będzie przy tym obowiązany do przesłania do KSeF tych faktur w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii systemu, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii. Będzie to konieczne, aby móc przydzielić numery identyfikujące te faktury w KSeF.

Wystawianie i udostępnianie faktur w okresie trwania niedostępności systemu reguluje art. 106nh. W takim okresie podatnik będzie wystawiał faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 (schema).

Podatnik jest zobowiązany przesłać wystawione w ten sposób faktury do KSeF (na mocy art. 106gb ust. 2 ustawy o VAT) w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w systemie nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności KseF, o której mowa w art. 106ne ust. 4.

Ze względu na liczne postulaty dotyczące obaw o sprawne działanie systemu ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie specjalnego trybu offline24, czyli regulacji umożliwiającej wystawianie faktur w postaci elektronicznej przez podatnika zobowiązanego do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Na mocy art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT podatnik może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 (schema).

W sytuacji, w której podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać ją do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w systemie.

Podatnikom zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF jeszcze przed datą wejścia w życie obowiązku KSeF, tj. od 1 listopada 2025 r. To rozwiązanie pozwoli podatnikom przygotować się – z odpowiednim wyprzedzeniem – do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r. Wcześniejsze pobranie tego certyfikatu jest warunkiem koniecznym, by podatnik mógł wystawiać faktury w tzw. trybie offline, tj. w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF bądź wówczas, gdy podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24.

Problemy samorządów

Samorządy mogą mieć potencjalnie ogromną trudność w zorganizowaniu prawidłowego obiegu faktur z uwagi na to, że są jednym podatnikiem VAT ze swoimi jednostkami organizacyjnymi (jednostkami budżetowymi i zakładami budżetowymi). Wśród zaplanowanych zmian w e-fakturach znalazł się więc wymóg podania na fakturze NIP jednostki podległej JST. W tym celu zostanie zaproponowana zmiana schemy e-faktury poprzez wprowadzenie obowiązku wypełniania elementu „Podmiot3”. Rozwiązanie to jest odpowiedzią na postulat zgłaszany przez JST pod kątem zapewnienia dostępu do faktur podległym im jednostkom.

Ponadto, w zakresie zmian dotyczących JST, zaproponowano dokument obejmujący zmianę w schemie. W polu „Podmiot2” wzoru faktury ustrukturyzowanej będzie wprowadzony znacznik, dzięki któremu użytkownik może zaznaczyć, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. Po odznaczeniu pola pojawi się informacja: „Wypełnij sekcję Podmiot3, aby udostępnić fakturę jednostce podrzędnej JST, w szczególności podaj NIP lub ID-Wew i określ rolę”.

Moim zdaniem może to oznaczać, że mimo zapewnień Ministerstwa Finansów samorządy będą miały duży problem z rozliczeniem faktur wystawionych ogólnie na gminę, bez dodatkowych oznaczeń. Nowe przepisy nie wprowadzą bowiem wymogu wypełnienia pola Podmiot3, a e-faktura bez wypełnienia danych jednostki zostanie przyjęta przez system. Kontrahenci mogą zatem pominąć to pole, chyba że zostaną zobowiązani w umowie do jego wypełnienia. Może to mieć daleko idące konsekwencje, zwłaszcza w przypadku dużych miast, mających dziesiątki jednostek podległych.

Po pierwsze, administracja gminy może nie mieć informacji, że np. szkoła dokonała określonych zamówień. Jeśli sprzedawca wystawi fakturę za te zamówienia na rzecz gminy, bez danych szkoły, gmina może to uznać za pomyłkę lub próbę wyłudzenia i faktura trafi do kosza. Po drugie – nie wiadomo, jak ma postąpić kierownik jednostki, do której trafi faktura wystawiona na gminę, ale bez danych tej jednostki. Powstaje pytanie, czy nie dojdzie do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, jeśli kierownik opłaci należność wynikającą z faktury bez danych jednostki.

Jakie pierwsze kroki?

Czasu pozostało mało, dlatego warto zadać sobie następujące pytania:

• Czy nasze procesy wystawiania i otrzymywania faktur są dostosowane do KSeF?
• Czy nasze systemy dostosowane są do wystawiania i odbierania faktur w KSeF?
• Czy nasze umowy z kontrahentami obejmują nowe zasady fakturowania?
• Czy aneksowanie umów z dostawcami i odbiorcami naszych usług lub towarów nie będzie konieczne?
• Jakie dane na fakturach są nam potrzebne?
• Jakie dane na fakturach potrzebne są naszym kontrahentom?
• W jaki sposób informować klientów o wystawionej w KSeF fakturze?
• Czy mamy ustalony sposób postępowania w czasie awarii KSeF (podatkowy i prawny)?
• Czy faktury będą przychodzić do właściwych jednostek organizacyjnych (szkół, przedszkoli, zakładów) i w podziale np. na punkty poboru?

---

Autor

Joanna Rudzka

Autorka jest doradcą podatkowym. Prowadzi własną kancelarię (podatkisamorzadu.pl) specjalizującą się w problemach podatkowych sektora finansów publicznych.