Ustawa o doręczeniach elektronicznych jest istotnym krokiem w modernizacji i usprawnieniu procesów wymiany dokumentów. Pozostawia pewną elastyczność w zakresie wyboru formy doręczenia, w tym miejsce na uwzględnienie szczególnych okoliczności, które mogą uzasadniać korzystanie z tradycyjnych metod doręczania korespondencji.
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (dalej: ude) weszła w życie 5 października 2021 r., wprowadzając nowe zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Nowa regulacja ma usprawnić i zmienić jakość w usługach podmiotów publicznych i sprawić, że korespondencja z urzędami będzie uproszczona i bardziej przyjazna dla obywateli i przedsiębiorców.
Wprowadzenie instytucji e-Doręczeń wymusiło zmiany w procedurze administracyjnej. W tym zakresie nowelizacja ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: kpa) polega na zmianie art. 14 (zasada pisemności postępowania), art. 39 i 391-4 (sposoby doręczeń), art. 61 § 3a (wszczęcie postępowania) oraz art. 63 § 1 i § 3a kpa regulujących sposób wniesienia i treść podania. Aktualnie trwa proces wdrażania niezbędnej infrastruktury, natomiast terminy stosowania e-Doręczeń przez poszczególne podmioty zostały określone w komunikacie ministra cyfryzacji zgodnie z art. 155 ude i są rozłożone w czasie. W dacie określonej w tym komunikacie zobowiązany podmiot musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych (dalej: ADE) zarejestrowany w bazie adresów elektronicznych (dalej: BAE), a korespondencja między zobowiązanymi podmiotami oraz obywatelami i innymi podmiotami będzie się odbywała za pośrednictwem systemu e-Doręczeń.
Korespondencja doręczana elektronicznie
Celem instytucji e-Doręczeń jest wprowadzenie bezpiecznej, skutecznej i wygodnej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na linii urzędnik–obywatel–przedsiębiorca, równoważnej prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru oraz zgodnej z wymogami kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: RDE). Doręczenie korespondencji następuje na ADE.
E-Doręczenie to nic innego jak elektroniczny (cyfrowy) odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, który jest równoważny prawnie tradycyjnej papierowej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru). Usługa RDE oznacza możliwość przesłania danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewnienie dowodów związanych z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowodem wysłania i otrzymania danych. RDE chroni przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany (zob. art. 2 ude).
Zgodnie z wprowadzoną w ude zasadą pierwszeństwa korespondencji elektronicznej przed tradycyjną papierową podmioty publiczne są zobowiązane do posiadania adresów do doręczeń elektronicznych wpisanych do BAE. Są także zobligowane do przesyłania korespondencji wymagającej uzyskania przez nadawcę potwierdzenia jej nadania lub odbioru, poprzez kierowanie jej właśnie na te adresy przy wykorzystaniu publicznej usługi RDE.
Adres doręczeń elektronicznych (ADE) jest nadawany użytkownikowi e-Doręczeń na jego wniosek lub po 10 grudnia 2023 r. – automatycznie z chwilą wpisu lub aktualizacji danych w rejestrach CEIDG lub KRS. Jest indywidualny, przypisany danemu użytkownikowi (nie może zmienić właściciela, nawet w sytuacji, gdy ten go już nie używa) i umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata. Nie jest to adres e-mail, ponieważ ten nie zapewnia jednoznacznej identyfikacji konkretnej osoby fizycznej czy prawnej. Do nadanego ADE przyporządkowana jest przeznaczona dla niego skrzynka dla doręczeń. Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do BAE – rejestru publicznego, w którym są zapisywane wszystkie adresy do e-Doręczeń. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 ust. 1 ude).
Co do zasady, do BAE wpisuje się tylko jeden adres doręczeń elektronicznych dla jednego użytkownika systemu. Jednak w przypadku, w którym dana osoba prowadzi również firmę i wykonuje zawód zaufania publicznego, np. adwokat, radca prawny, dla każdej z tych ról powinien zostać założony oddzielny adres dla doręczeń. Obywatel-osoba fizyczna może w każdej chwili zrezygnować z usługi e-Doręczeń, składając wniosek o wykreślenie adresu z BAE.
Podmiot publiczny może, za zgodą ministra do spraw informatyzacji, uzyskać dla swoich oddziałów oddzielne adresy do e-Doręczeń, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną danego podmiotu. Istotne jest, czy oddziały te są stosunkowo samodzielne i wykonują specjalne zadania związane z ich lokalizacją. Każdy z oddziałów, który ma swój numer REGON, musi złożyć osobny wniosek o adres. Adresy wszystkich oddziałów będą wpisane do BAE, a urząd jest zobowiązany wskazać jeden adres główny – art. 32 ude.
Baza doręczeń elektronicznych (BAE) to prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji rejestr publiczny, w którym są gromadzone adresy do doręczeń elektronicznych.
Wniosek o uzyskanie adresu do e-Doręczeń składa się poprzez profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczną albo aplikację mObywatel.
Usługa e-Doręczeń jest traktowana jak złożenie pisma bezpośrednio w urzędzie lub z wysyłką listu poleconego w postaci papierowej. Korespondencja ma postać cyfrową i jest przesyłana przez system w skompresowanym pliku ZIP. Po jego rozpakowaniu, w folderze znajdują się] wszystkie pliki dotyczące przesyłki, zapisane w formatach PDF i XML, oraz załączniki w formacie, w jakim dodał je nadawca.
Niezależnie od publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej ustawodawca wprowadza instytucję kwalifikowanej usługi doręczenia elektronicznego. Jest to komercyjna usługa e-Doręczeń i może ją świadczyć kwalifikowany dostawca usług (dalej: KDU) wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Za pomocą komercyjnej skrzynki e-Doręczeń będzie możliwa komunikacja z podmiotami publicznymi i pomiędzy podmiotami niepublicznymi (w tym między obywatelami a firmami).
Terminy i podmioty zobowiązane do stosowania e-Doręczeń
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych (firm rejestrowanych w KRS i CEIDG) i jest rozłożony w czasie. Już od 10 grudnia 2023 r. do uruchomienia i wysyłania dokumentów z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń zostają zobowiązane:
- w grupie podmiotów publicznych:
- organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ude);
- • inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ude);
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ude);
- Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ude);
- agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ude);
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ude);
- w grupie podmiotów niepublicznych:
- osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza;
- radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe;
- podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 10 grudnia 2023 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1–8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ude).
W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 151 ust. 1 i art. 152 ust. 1–3 ude termin, od którego podmioty niepubliczne muszą posiadać skrzynkę do e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo KRS:
- firmy, które zarejestrują działalność po 10 grudnia 2023 r. (KRS) oraz od 1 stycznia 2024 r. (CEIDG), będą zakładać skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji firm;
- firmy, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń w określonym terminie: firmy z rejestru KRS do 10 marca 2024 r., firmy z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 r.
Kolejne terminy wymienione w komunikacie dotyczą podmiotów publicznych i zostały określone na:
- Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ude);
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ude);
- Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ude).
Należy wskazać, że podmioty niepubliczne, w tym obywatele, mogą złożyć wniosek o adres do doręczeń elektronicznych od 5 października 2021 r., wraz z wejściem w życie ustawy.
Odpłatność za korzystanie z e-Doręczeń
Korespondencja pochodząca od obywateli i firm kierowana do podmiotów publicznych oraz korespondencja pomiędzy podmiotami publicznymi jest bezpłatna, natomiast podmioty publiczne będą ponosić koszty wysyłki dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. Dla obywateli i firm usługa będzie odpłatna, ale tylko w przypadku, gdy nie będzie w niej uczestniczył podmiot publiczny, czyli np. między firmami bądź między firmą a osobą fizyczną.
Na ten moment reklamację w sprawie przesyłki realizuje publiczny dostawca usługi – operator wyznaczony, którym do 2025 r. jest Poczta Polska. Dotyczy to zarówno rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak i usługi hybrydowej.
Publiczna usługa hybrydowa (PUH) – na czym polega?
Usługa hybrydowa (elektroniczno-papierowa) – jest przeznaczona dla osób, które nie posiadają adresu dla doręczeń elektronicznych (wykluczonych cyfrowo) i umożliwia wysyłanie listów w formie elektronicznej i odbieranie ich papierowo. Jest ona realizowana przez operatora wyznaczonego – Pocztę Polską. W tej usłudze dokumenty mogą być wysyłane tylko przez urzędy i inne podmioty publiczne. Przesyłki nadane w tym systemie przez podmioty będą miały postać elektroniczną, a następnie zostaną przekształcone przez Pocztę Polską do formy papierowej, tzn. wydrukowane, zakopertowane i przekazane tradycyjnie do odbiorcy. Przekształcenie w przesyłkę odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi. Obowiązkiem operatora wyznaczonego będzie wystawienie zaświadczenia o pochodzeniu dokumentu dostarczonego w tej usłudze. Do przesyłki operator dołączy wydruk dokumentu z wynikiem weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność i pochodzenie dokumentu elektronicznego zostały zapewnione za pomocą środka identyfikacji elektronicznej. Co do zasady, dniem nadania korespondencji w ramach publicznej usługi hybrydowej jest dzień odebrania dokumentu elektronicznego przez operatora wyznaczonego. Operator wyznaczony niezwłocznie w sposób automatyczny wystawia dowód odebrania korespondencji – art. 46 ude.
E-Doręczenia a najważniejsze zmiany w przepisach kpa
Ustawodawca w przepisach ude przewiduje obligatoryjną korespondencję drogą elektroniczną pomiędzy samymi podmiotami publicznymi oraz prymat doręczenia elektronicznego nad doręczeniem w formie papierowej. Nowe regulacje wymuszają zmiany w procedurze administracyjnej, ponieważ to właśnie doręczenie elektroniczne stanie się główną formą doręczania stronom i innym uczestnikom w postępowaniach w wydaniu decyzji administracyjnych postanowień czy innych pism urzędowych.
Art. 14 kpa – zasada pisemności
Według nowego brzmienia sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym, a pisma utrwalone w postaci elektronicznej – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Został zlikwidowany podział na formę papierową (za pomocą znaków pisma) i formę dokumentu elektronicznego (dotyczącą sposobu utrwalenia treści).
Sprawy mogą być załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W przypadku pism generowanych automatycznie nie stosuje się przepisów o konieczności opatrzenia pisma podpisem pracownika organu administracji publicznej (art. 14 § 1b).
Art. 39 i n. kpa – sposoby doręczania pism, dzień doręczenia pisma
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 39 § 1 kpa zasadą będzie doręczanie pism na ADE, chyba że doręczenie (jako wręczenie pisma) następuje w siedzibie organu. Jeżeli nie ma możliwości doręczenia elektronicznego, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem z wykorzystaniem PUH albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 § 2 kpa). Jeżeli natomiast nie ma możliwości doręczenia przesyłki za pomocą sposobów określonych powyżej, organ doręcza pisma przesyłką rejestrowaną (listem poleconym) albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy art. 39 § 3 kpa. Dodatkowo w przypadku doręczenia decyzji, której nadano rygor natychmiastowej wykonalności, albo decyzji, która podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy, w sprawach osobowych funkcjonariuszy oraz żołnierzy zawodowych albo jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, organ administracji publicznej może doręczyć decyzję w sposób określony w art. 39 § 3 kpa, tj. poprzez wysłanie przesyłki rejestrowanej albo przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy. To, czy w danej sprawie zachodzą te przesłanki, będzie zależało od uznania organu (art. 39 § 4 kpa).
W myśl art. 394 kpa data doręczenia elektronicznego z art. 39 § 1 kpa będzie ustalana zgodnie z art. 42 ude. Oznacza to, że datą doręczenia właściwego jest dzień odebrania korespondencji (przekazanej na ADE) przez adresata, innymi słowy, jest to dzień, w którym adresat pisma podjął działanie umożliwiające mu dysponowanie dokumentem (który wpłynął na ADE) i może zapoznać się z jego treścią. Natomiast datą doręczenia elektronicznego zastępczego z art. 39 § 1 kpa jest dzień następujący po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na ADE, tj. dzień następujący po upływie 14 dni od dnia, w którym to korespondencja została przekazana na ADE.
Autor
Aleksandra Kotowska
Autorka jest radcą prawnym, absolwentką prawa i administracji, z kilkunastoletnim doświadczeniem w urzędach administracji publicznej (rządowej i samorządowej) oraz w sądownictwie. Specjalizuje się w prawie administracyjnym, budowlanym i nieruchomości oraz odnawialnych źródłach energii.
